قبل از پرداختن به لابی من شرکتی، باید اشاره شود که لابی یک شرکت معمولا در ورودی اصلی ساختمان قرار دارد. این محل به عنوان نقطه ورودی و خروجی افرادی که با شرکت در تماس هستند، بسیار مهم است. به علاوه، لابی می‌تواند به عنوان یک فضای مشترک برای تعامل کارکنان و ملاقات با مهمانان و مخاطبین شرکت استفاده شود. بنابراین، معمولا لابی من شرکت، در سطح اول یا در طبقات ورودی ساختمان مستقر است و با استفاده از نشانه‌های مختلف، بسیار آسان قابل شناسایی است.
وظایف و مسئولیت‌های لابی من شرکتی
لابی من شرکتی، مسئول لابی یا رسپشنیست نامیده می‌شود. قبلا بیان شد که لابی من کیست، از اینرو، در این مقاله به وظایف و مسئولیت‌های لابی من شرکت اشاره می‌گردد:
۱. پذیرش و راهنمایی مخاطبین: لابی من شرکت باید افرادی که وارد ساختمان می‌شوند را پذیرش کرده و به محل مورد نظر آن‌ها راهنمایی کند. این شامل راهنمایی مهمانان، تحویل بسته‌ها و ارتباط با افراد مختلف برای مراقبت از نیازهای آن‌ها می‌شود.
پذیرش و راهنمایی مخاطبین از وظایف اصلی مسئول لابی یا رسپشنیست است. این شخص باید در ابتدای ورود مخاطبین به ساختمان، آن‌ها را به صورت حرفه‌ای و دوستانه پذیرش کند. برای پذیرش، باید به مخاطبین خوش آمد گفته و سپس آن‌ها را به محل مورد نظرشان راهنمایی کند. مثلا، اگر مخاطبان به دفتر یک شرکت سر می‌زنند، مسئول لابی باید آن‌ها را به این دفتر هدایت کند. این کار باید با حفظ ادب و احترام نسبت به مخاطبین انجام شود. در ادامه، مسئول لابی باید برای ارتباط با مخاطبان و حفظ روابط خوب با آن‌ها، به آن‌ها راهنمایی‌های مفیدی در مورد ساختمان، خدمات و تسهیلات موجود در آن ارائه دهد. برای مثال، مسئول لابی باید به مهمانان اطلاعاتی راجع به امکانات ساختمان مانند رستوران‌ها، سالن کنفرانس، پارکینگ و … را ارائه دهد. همچنین، اگر مخاطبان به دنبال راهنمایی در مورد شهر و محله محل قرارگیری ساختمان هستند، مسئول لابی می‌تواند به آن‌ها کمک کند.
نهایتا، لابی من شرکتی باید همیشه برای پاسخگویی به پرسش‌ها و نیازهای مخاطبان آماده باشد. این شخص باید با ارائه خدمات عالی و در صورت نیاز ارجاع مخاطبان به بخش‌های مرتبط داخل شرکت، نقش مهمی در ایجاد اعتماد مخاطبان به شرکت دارد.
۲. مدیریت تلفن‌ها و ارتباطات: مسئول لابی شرکت باید مسئولیت پاسخگویی به تلفن‌ها و ارسال پیام‌هایی که برای شرکت ارسال می‌شوند را بر عهده داشته باشد.
این شخص وظیفه پاسخگویی به تلفن‌ها و ارتباطات شرکت را بر عهده دارد. برای این منظور، مسئول لابی باید تمام تلفن‌های شرکت را نظارت کرده و به هنگام دریافت تماس‌های ورودی، به صورت حرفه‌ای و با استفاده از عبارات گوناگون به تمام مخاطبین پاسخ دهد. به علاوه، وی مسئول بررسی و پاسخ به پیام‌های ایمیل و پیامک‌هایی است که برای شرکت ارسال می‌شوند.
همچنین، لابی من شرکتی باید بتواند پیام‌های مهم و اطلاع‌رسانی‌های مرتبط با شرکت را به کلیه کارکنان منتقل کند. این شامل بروزرسانی‌هایی مانند اعلانات مهم، اخبار و مسائلی است که باید به کلیه کارکنان اعلام شود. در این میان، مسئول لابی باید تمام اطلاعات محرمانه را نیز محافظت کرده و اطلاعات حساس را به دقت مدیریت کند.
لابی من شرکتی می‌تواند در ایجاد ارتباطات بین شرکت و مشتریان و سایر افراد خارجی نقش مهمی ایفا کند. او باید با تمام مخاطبین به صورت حرفه‌ای و دوستانه برخورد کرده و با رعایت پروتکل‌های ارتباطی، به آن‌ها کمک کند تا به محل مورد نظر برسند و به سرعت پاسخگوی نیازهایشان شوند.